Vacature Office Assistant

3 juli 2019

Mentha Capital is op zoek naar een Office Assistant met het juiste DNA: een dienstverlenende, sociale zelfstarter. De Office Assistant zorgt er samen met de Office manager voor dat alle zaken op kantoor effectief en efficiënt verlopen.

Het kantoor van Mentha Capital, gelegen in het noordelijke deel van het Amsterdamse havengebied, grenzend aan een scheepswerf en met uitzicht op het IJ, weerspiegelt onze cultuur: ondernemend, industrieel en down-to-earth.

Het team, bestaande uit 13 investment professionals, een Office Manager, een Operations Managers en een Finance Director, werkt samen op een hands-on, verantwoordelijke, energieke en transparante wijze.

Functiebeschrijving

Als Office Assistant zorg je ervoor dat alles om te werken aanwezig is en dat alles loopt zoals het moet lopen. Je pakt aan wat op je pad komt en je biedt ondersteuning op maat. Als ondersteuner los je problemen op, je ziet knelpunten van te voren, wacht niet af, neemt meteen maatregelen en durft beslissingen te nemen.

Als iets anders loopt dan verwacht, dan komt je improvisatietalent goed van pas, je pakt het op, zet alle zeilen bij en zorgt dat alles weer op zijn pootjes terecht komt. Je bent flexibel, stressbestendig en alert. Je hebt vaak veel dingen tegelijkertijd op je bord liggen, dus je schakelt moeiteloos over van de ene klus naar de andere en stelt prioriteiten in samenspraak. Het is een functie met variatie, verantwoordelijkheid en gelegenheid voor eigen initiatieven. Vanzelfsprekend ben je accuraat en handel je integer.

In de functie van Office Assistant vindt je het leuk om, samen met de Office Manager, mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van het Office Management.

De werkzaamheden binnen het Office Management zijn zeer divers:

  • Secretarieel: Gastvrouw, complex agendabeheer voor 2 partners telefoon, post.
  • Facilitair: het representatief houden van het kantoor en directe omgeving; het verzorgen van de lunch en overige cateringbehoefte.
  • Administratie: diverse administratieve taken vanuit het Office Management maar ad-hoc ook voor de Operations Manager en de Finance Director; waaronder bijhouden en opschonen databestanden, relatie- en contractbeheer leveranciers , inkoop kantoorartikelen, archiveren.
  • Marketing: bewaken huisstijl, verzorgen mailingen, bijwerken website, diverse marketing gerelateerde taken.
  • Events: ondersteunen bij en mede-organiseren van interne en externe events
  • Overige Office Assistant taken: o.a. verzorgen reis- en verblijf, ICT troubleshooting en nog een diversiteit aan taken.

Functie eisen

Je voelt je thuis in een kleine organisatie met een `platte structuur´ en korte communicatielijnen. Je bent een ware facilitator met goede sociale en organisatorische vaardigheden, een toegankelijke persoonlijkheid, van nature zelfverzekerd, initiatiefrijk en zorgvuldig.

  • MBO / HBO werk en denkniveau en relevante werkervaring
  • Beschikbaar: 32-40 uur
  • Je bent faciliterend, accuraat, sensitief en schakelt snel.
  • Je organiseert en regelt alles om je heen
  • Je hebt aandacht voor details en weet meerdere prioriteiten te combineren
  • Je bent flexibel, kijkt niet op je horloge en gaat door als het nodig is
  • Je bent een teamplayer, die de extra stap zet.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Word en Powerpoint)
  • Passend bij het Mentha DNA: energiek, hands-on mentaliteit en een plezier om mee samen te werken

Geïnteresseerd?

Herken je jezelf in bovenstaand profiel, neem dan contact met ons op. Je kunt direct solliciteren door het sturen van je CV en motivatiebrief naar office@menthacapital.com

Voor meer informatie of aanvullende vragen neem je contact op met Livia van der Pant  via +31 (0) 20 63 63 140.